En location meublée, les charges récupérables auprès du locataire sont les mêmes que dans un logement vide. La liste est fixée par le décret du 26 août 1987 et couvre trois catégories de dépenses : services liés au logement, entretien des parties communes, taxes locatives.
Ce qui change réellement entre meublé et vide, ce n’est pas la nature des charges, mais le mode de paiement que le bail peut imposer : provision avec régularisation ou forfait mensuel fixe. Ce choix, souvent négligé à la signature, détermine qui absorbe les hausses de coûts en cours de bail.
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Forfait ou provision sur charges en meublé : deux logiques incompatibles
Le bailleur d’un logement meublé dispose de deux modes de facturation des charges. Le forfait de charges mensuel fixe un montant définitif. Aucun complément ne peut être réclamé si les dépenses réelles dépassent la somme convenue, et aucun remboursement n’est dû au locataire si elles sont inférieures.
La provision sur charges avec régularisation annuelle fonctionne comme en location vide. Le locataire verse chaque mois une avance estimée, ajustée une fois par an sur la base des dépenses réelles justifiées.
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Le bail doit préciser clairement le mode retenu. Cette mention conditionne les droits et obligations des deux parties pour toute la durée du contrat.
Pourquoi le forfait pose problème quand les charges réelles augmentent
Depuis plusieurs années, les coûts d’énergie et les charges de copropriété ont nettement augmenté. Un forfait fixé à la signature du bail peut se retrouver sous-dimensionné au bout de douze à dix-huit mois, sans recours possible pour le bailleur.
Pour limiter ce risque, certains propriétaires majorent le forfait dès le départ. Le locataire verse alors plus que sa consommation réelle, sans régularisation possible. Les locataires sobres en énergie, en meublé étudiant ou en colocation par exemple, sont les premiers pénalisés par ce mécanisme.
Charges récupérables en location meublée : la liste concrète
Le décret de 1987 s’applique aux locations meublées soumises à la loi du 6 juillet 1989. Les dépenses récupérables se répartissent en trois blocs.
- Services liés au logement : eau froide et chaude, chauffage collectif, électricité des parties communes, fonctionnement de l’ascenseur (électricité, entretien courant, menues réparations comme le changement de boutons de cabine ou de fusibles).
- Entretien courant et petites réparations des parties communes : nettoyage des couloirs, entretien des espaces verts, produits d’entretien, menues réparations de la plomberie et de l’électricité dans les zones partagées.
- Taxes locatives : taxe d’enlèvement des ordures ménagères et redevance d’assainissement. La taxe foncière, en revanche, reste à la charge exclusive du propriétaire.
Les grosses réparations, le ravalement de façade, le remplacement d’un ascenseur ou les honoraires du syndic ne sont jamais récupérables. Le contrôle technique quinquennal de l’ascenseur n’est pas non plus une charge locative.
Régularisation annuelle des charges locatives : délais et justificatifs
Lorsque le bail prévoit des provisions, le bailleur est tenu de régulariser au moins une fois par an. Il doit adresser au locataire un décompte détaillé par nature de charges, avec le mode de répartition entre logements si le bien se trouve en copropriété.
Ce que le locataire peut exiger
Pendant six mois après réception du décompte, le locataire peut consulter les pièces justificatives : factures, relevés du syndic, avis de taxe d’enlèvement des ordures ménagères. Le bailleur les met à disposition en format papier ou numérique.
Un trop-perçu donne lieu à remboursement. Si les charges réelles dépassent les provisions versées, le locataire règle la différence.
Prescription et oubli de régularisation
Le bailleur dispose de trois ans pour procéder à la régularisation. Passé ce délai, les sommes sont prescrites. Un propriétaire qui régularise avec deux ans de retard peut réclamer les arriérés, mais le locataire bénéficie alors d’un droit d’étalement du paiement sur douze mois.
Bail mobilité et charges : le forfait obligatoire
Le bail mobilité s’adresse aux locataires en formation, études, mission temporaire ou mutation professionnelle. Il impose une règle distincte : les charges sont obligatoirement au forfait. Aucune provision avec régularisation n’est autorisée.
Ce forfait doit refléter une estimation raisonnable des charges réelles. En pratique, le bailleur a intérêt à s’appuyer sur les derniers relevés de copropriété et les factures d’énergie du logement pour fixer un montant cohérent. Un forfait manifestement excessif pourrait être contesté devant le juge par le locataire.
Charges et fiscalité LMNP : ce que le bailleur déduit, ce que le locataire paie
Du côté du locataire, les charges récupérables n’ont aucun impact fiscal direct. Elles ne figurent pas dans les revenus imposables du bailleur au régime réel, puisqu’elles transitent sans marge.
Pour le bailleur en LMNP au régime réel, les charges de copropriété non récupérables (honoraires du syndic, travaux votés en assemblée générale, grosses réparations) sont déductibles des recettes locatives. Les charges récupérables ne sont pas déductibles, car le locataire les rembourse.
Avec un forfait, la frontière se brouille. Quand le forfait perçu reste inférieur aux charges réelles supportées, la différence constitue une charge déductible pour le bailleur. Un forfait supérieur aux dépenses réelles gonfle au contraire le revenu imposable.
La réforme fiscale applicable aux revenus 2025 modifie le régime micro-BIC pour les meublés de tourisme non classés, mais les règles de déduction des charges pour la location meublée longue durée restent inchangées à ce stade.
Le choix entre forfait et provision dépasse la simple commodité de gestion. Il engage le bailleur sur sa capacité à absorber les écarts de coûts et modifie directement le résultat fiscal en LMNP. Pour le locataire, la vérification du mode de charges inscrit au bail, avant signature, reste le seul moyen de s’assurer que le dispositif correspond à sa consommation réelle.
